Cómo sé cuál es el software que mi negocio necesita?

Estimados amigos,

Les comparto un artículo, que escribí hace algunos meses y que salió publicado en la Revista CAINTRA, sobre cómo realizar un proceso de selección de una herramienta tecnológica; esta basado en experiencias de los proyectos de Consultoría de Negocio que ofrecemos en AVILA. Espero sea de su utilidad.

--

Cada día son más las empresas que aceptan que sus negocios sólo podrán salir adelante si se automatizan a través de software. Una realidad que cada día más negocios aprenden por las malas debido a la competencia que llega al país haciendo uso de tecnología que les permite ofrecer tarifas más bajas y productos/servicios de mayor calidad sin importar de dónde vienen.

Automatizar a través del software no es una cuestión que se deba tomar a la ligera ya que es importante encontrar el mejor paquete para nuestro negocio.

La buena experiencia que tuvo nuestro compadre con aquel proveedor de software puede no aplicar a nuestro caso; por qué?, porque aunque el software funcione bien y este ya muy probado siempre habrá que validar qué tan compatible es el software con nuestra forma de trabajar, dicho de otra forma, con nuestros procesos.

Por ejemplo, un software que le funciona a la perfección a una empresa de acero puede no ser la mejor opción para otra, ya que las condiciones de mercado pueden ser diferentes y tal vez el software no soporte ambos casos.

Lamentablemente tampoco nos podemos apoyar en los proveedores de las soluciones ya que ellos siempre tienen "la mejor opción" para nosotros y después de cada presentación de producto estamos a un paso de terminar comprando un producto que tal vez no sea lo que necesitamos.

La recomendación en estos casos es realizar un proceso de Selección, ya sea de un ERP, de un CRM o de alguna otra herramienta que estemos buscando. Un proceso de Selección es un proyecto de meses que nos ayuda:

1. Mapear los procesos de la empresa (no está de más mencionar que entre más definidos y maduros los procesos mejor)
2. Integrar el equipo de personas indicadas para el proyecto de selección y futura implementación de la herramienta
3. Conocer la realidad de nuestra infraestructura  (al final no queremos terminar manejando el Ferrari en terracería)

Estos tres elementos base, entre otros, nos ayudan a  generar un documento de Solicitud de Propuesta (RFP por sus siglas en inglés Request For Proposal).

El RFP será la guía para el equipo interno y para los proveedores sobre lo que realmente necesita el negocio, todo por arriba de eso será bienvenido mas  todos los proveedores deberán garantizar que se cumple con esos requerimientos ya sean funcionales o no-funcionales. Además, a través de este proceso de Selección podemos estimar el costo real de un software no sólo de su compra, sino con proyecciones a 5 o más años, lo que nos evita tener desagradables sorpresas en un futuro cercano.

Un correcto proceso de Selección nos permite ahorrar tiempo y esfuerzo, en el corto, mediano y largo plazo. En el corto ya que de manera rápida nuestro negocio y el mismo proveedor puede validar si es el adecuado o no para nuestro proyecto. En el mediano porque nuestro equipo y el proveedor seleccionado entienden lo que el negocio realmente necesita y su situación actual. Y en el largo porque nos estamos casando con la herramienta/proveedor más compatible con nuestro negocio de tal manera que nos minimiza el riesgo de futuras y cuantiosas re-inversiones.

Jorge Avila
Sígueme en twitter.com/jorgeavilam y facebook.com/jorgeavilamx